I. Chức năng, nhiệm vụ

1.1. Chức năng

- Tham mưu, giúp Ban Giám đốc về công tác quy hoạch, xây dựng cơ bản, sửa chữa, mua sắm tài sản và quản trị cơ sở vật chất (đất đai, nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc, trang thiết bị…) của Học viện.

- Thực hiện việc quản lý, mua sắm, thanh lý và theo dõi sử dụng hiệu quả trang thiết bị của Học viện phục vụ đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học, làm việc và học tập.

- Giúp Ban Giám đốc quản lý về công tác bảo vệ, an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, theo dõi chăm sóc sức khỏe của cán bộ, viên chức, người lao động, người học, công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn về người và tài sản trong Học viện.

- Tham mưu, giúp Giám đốc Học viện tổ chức thực hiện công tác quản lý kế hoạch tài chính, tài sản, chế độ kế toán; quản lý tập trung và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực tài chính của Học viện theo pháp luật của Nhà nước và quy định của Học viện.

Tập thể cán bộ, giảng viên và sinh viên Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm tại Lễ kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11

1.2. Nhiệm vụ

1.2.1. Công tác tổ chức, cán bộ

a) Tham mưu ban hành, bãi bỏ theo thẩm quyền các văn bản liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ của Phân hiệu; Giúp Ban Giám đốc Phân hiệu hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, Trung ương Đoàn và Phân hiệu về công tác tổ chức, cán bộ.

b) Tham mưu xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức của Phân hiệu, tổ chức triển khai các đề án đã được phê duyệt.

c) Tham mưu sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của Phân hiệu và các đơn vị thuộc Phân hiệu; tham mưu điều chỉnh bộ máy tổ chức, quy định chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc Phân hiệu.

d) Tham mưu Đề án vị trí việc làm; phối hợp xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí việc làm theo đề án vị trí việc làm. Tham mưu chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên Phân hiệu.

đ) Lập kế hoạch về lao động và biên chế trên cơ sở đề xuất của các đơn vị; lập kế hoạch và làm đầu mối trong tổ chức tuyển dụng lao động; đề xuất việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển chức vụ lãnh đạo các đơn vị trong phạm vi Phân hiệu.

e) Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức; chủ trì thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tuyển dụng, nâng ngạch, nâng bậc lương.

g) Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng; lương, nâng ngạch, bậc; thi đua, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, viên chức; thư ký hội đồng chức danh cấp cơ sở tổ chức xét đề nghị phong hàm Giáo sư, Phó Giáo sư; phối hợp với các đơn vị liên quan trong giải quyết các đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ, giảng viên của Phân hiệu.

h) Chủ trì đề xuất, tham mưu thành lập, kiện toàn các Hội đồng tư vấn, tham mưu, giúp việc, các ban giúp việc, tiểu ban giúp việc, tổ công tác của Phân hiệu, ban quản lý dự án, đề án, chương trình có sử dụng nhân sự của Phân hiệu.

i) Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; tham mưu công tác kê khai tài sản thu nhập; làm thủ tục cho cán bộ, viên chức đi học, đi công tác và tiếp nhận cán bộ, viên chức sau khi đi công tác, đi học trở lại làm việc tại Phân hiệu.

k) Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, bảo hiểm xã hội; phối hợp nhận xét, đánh giá viên chức hàng năm; cập nhật thông tin liên quan đến công tác cán bộ của Phân hiệu.

l) Tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ; tham gia đề xuất phương án quản lý, phân phối các nguồn thu đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng.

m) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý, theo dõi và tổng hợp việc chấp hành thời gian, nền nếp, kỷ luật lao động của cán bộ, viên chức; kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện kỷ cương, nền nếp theo quy định của Học viện.

1.2.2. Công tác hành chính

a) Giúp việc Ban Giám đốc lập chương trình, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Phân hiệu.

b) Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; xây dựng lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám đốc và ghi biên bản các cuộc họp cấp Phân hiệu; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của các đơn vị trong Phân hiệu; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo Phân hiệu đi công tác.

c) Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị viên chức, người lao động hàng năm; hội nghị, sự kiện khác của Phân hiệu theo phân công của Ban Giám đốc; chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Ban Giám đốc theo yêu cầu.

d) Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân; tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho cán bộ, viên chức; sao lục các văn bản do Phân hiệu ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định; đầu mối tham mưu sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Phân hiệu; quản lý, chuẩn bị phòng họp theo lịch của Ban Giám đốc.

đ) Tham mưu Giám đốc quản lý và phát triển website Phân hiệu; xây dựng quy chế website. Tham mưu thành lập, kiện toàn Ban Biên tập và Ban Quản trị Website. Thực hiện thủ tục hành chính thanh toán chế độ tác giả bài viết đăng website, chế độ Ban Biên tập và Ban Quản trị Website theo quy định; giúp Ban Giám đốc thẩm định, duyệt các thông tin, tài liệu do Học viện, Phân hiệu phát hành, công bố, phổ biến nội dung đăng trên website, sách, báo, biểu ngữ, khẩu hiệu, tờ rơi…

e) Điều phối sử dụng ô tô phục vụ lãnh đạo Học viện, Phân hiệu đi công tác; mua sắm, phục vụ văn phòng phẩm, nước uống, đảm bảo các điều kiện khác cho lãnh đạo Học viện, Phân hiệu làm việc; thực hiện các nhiệm vụ mua sắm khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

f) Giám sát, báo cáo tình hình thực hiện triển khai thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở theo quy định; phối hợp với Công đoàn Phân hiệu thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Ban Giám đốc.

Hội nghị tổng kết công tác Công đoàn năm 2024 và nhiệm vụ năm 2025 của Công đoàn Phân hiệu Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam tại TP. Hồ Chí Minh

1.2.3. Công tác Kế toán - tài vụ

a) Tổng hợp và tham mưu Giám đốc Phân hiệu phê duyệt các kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Phân hiệu.

b) Lập dự toán kinh phí nguồn thu, chi tài chính hàng năm; thực hiện báo cáo tài chính, quyết toán các nguồn kinh phí hàng năm của Phân hiệu; tham mưu sử dụng các nguồn lực tài chính hiệu quả.

c) Tổ chức công tác kế toán, phổ biến, hướng dẫn và thẩm định các kế hoạch, dự toán ngân sách hàng năm của các đơn vị trực thuộc Phân hiệu trước khi trình Giám đốc Phân hiệu xem xét, quyết định.

d) Tổ chức kiểm tra, thẩm định tài chính, kế toán đối với các đơn vị có thu tài chính và sử dụng ngân sách của Phân hiệu và báo cáo Giám đốc Phân hiệu.

e) Chủ trì, phối hợp các đơn vị trực thuộc Phân hiệu xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ của Phân hiệu; hướng dẫn tổ chức thực hiện quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ theo quy định của Nhà nước, phù hợp với từng giai đoạn phát triển của Phân hiệu.  

f) Theo dõi, quản lý các nguồn thu, chi từ ngân sách nhà nước, các nguồn thu sự nghiệp, các hoạt động dịch vụ, các khoản thu khác... đảm bảo tập trung nguồn thu, mọi hoạt động được thực hiện theo quy trình, thủ tục tài chính; phối hợp với các đơn vị tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm nguồn lực tài chính, tài sản của Phân hiệu.

g) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong quản lý, tổ chức thu học phí và các khoản thu khác đối với người học; thực hiện việc chi trả lương, bảo hiểm xã hội, các khoản phụ cấp, giảng dạy, khoản tăng thêm, nghiên cứu khoa học, phúc lợi, ngoài giờ và các chế độ khác cho cho cán bộ, viên chức, người lao động Phân hiệu; chi trả học bổng, các khoản phụ cấp cho sinh viên, các khoản tiền phải hoàn lại cho sinh viên, người học theo Quyết định của Giám đốc Phân hiệu (nếu có) và tất cả các khoản chi khác nhằm phục vụ hoạt động và xây dựng cơ sở vật chất, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị của Phân hiệu.

h) Thực hiện rà soát, đối chiếu định kỳ các chứng từ, thuế thu nhập cá nhân, các khoản qua hình thức theo dõi tài khoản của Phân hiệu tại Chi nhánh Ngân hàng nơi Phân hiệu mở tài khoản.

i) Phối hợp các đơn vị có liên quan trong việc thực hiện kiểm kê và thanh lý tài sản hàng năm theo quy định của Nhà nước và kế hoạch của Phân hiệu; xây dựng kế hoạch mua sắm tài sản, trực tiếp theo dõi giá trị tài sản được đưa vào sử dụng.

j) Lập các báo cáo về tài chính phục vụ công tác quản lý của Phân hiệu theo đúng quy định của Nhà nước; hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị trực thuộc có con dấu và tài khoản riêng lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo về tài chính phục vụ công tác quản lý.

k) Phối hợp với các đơn vị lập phương án, tính hiệu quả của các hoạt động liên kết, hoạt động có thu ngoài nguồn ngân sách nhà nước, xây dựng cơ chế tài chính đối với các hoạt động này.

m) Công khai các chi tiêu tài chính theo quy định của Nhà nước, Trung ương Đoàn, Học viện và Phân hiệu.

n) Bảo quản, lưu trữ các chứng từ, số liệu kế toán theo chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, Học viện và Phân hiệu.

o) Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định hiện hành.

Công đoàn Phân hiệu Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam tại TP. Hồ Chí Minh chúc mừng ngày Phụ nữ Việt Nam 20/11

1.2.4. Công tác Quản trị

a) Quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng thuộc tài sản của Phân hiệu và tham mưu quy hoạch, phát triển, mở rộng mặt bằng của Phân hiệu.

b) Xây dựng các đề án, hợp đồng khai thác cơ sở vật chất theo quy định của pháp luật, Trung ương Đoàn và Phân hiệu.

c) Xây dựng và thực hiện kế hoạch được phê duyệt về xây dựng, sửa chữa các công trình, cơ sở vật chất phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng, giảng dạy, học tập và hoạt động của Phân hiệu. Tham mưu, xây dựng các luận chứng xin kinh phí đầu tư, theo dõi vốn được cấp, theo dõi thiết kế các công trình xây dựng.

d) Quản lý, kiểm tra, phối hợp với các đơn vị chức năng tư vấn giám sát thi công các công trình xây dựng từ nguồn vốn xây dựng cơ bản và sửa chữa trong Phân hiệu theo quy định hiện hành.

e) Quản lý, phối hợp với các đơn vị quản lý tài sản và quản trị cơ sở vật chất, các phương tiện làm việc, giảng dạy, học tập, xe ô tô phục vụ lãnh đạo Phân hiệu và từ các chương trình, hợp đồng hợp tác.

f) Đầu mối mua sắm, cấp phát vật tư, trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ phục vụ làm việc, phục vụ đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học theo sự phân công của Ban Giám đốc.

g) Quản lý, sửa chữa, bảo trì nhà cửa, hệ thống điện, điện lạnh, điện thoại, hệ thống cấp thoát nước, thiết bị vệ sinh, trang thiết bị khác của Phân hiệu.

h) Chủ trì quản lý, điều hành việc sử dụng có hiệu quả hệ thống giảng đường, phòng học, nhà hiệu bộ, khu nội trú, cơ sở vật chất khác theo phân công; tổ chức tốt các dịch vụ phục vụ giảng đường: nước, ánh sáng, âm thanh, vệ sinh.

i) Làm thường trực các hội đồng: Tư vấn về quản lý nhà đất, mua sắm và thanh lý trang thiết bị, đấu thầu xây dựng cơ bản, sửa chữa cơ sở vật chất, kỹ thuật của Phân hiệu.

k) Thực hiện các nhiệm vụ về đảm bảo vệ sinh môi trường, quản lý, chăm sóc cây xanh trong khuôn viên Phân hiệu.

l) Hướng dẫn, giám sát các đơn vị trong Phân hiệu thực hiện các quy định quản lý, giữ gìn tài sản; quản lý sử dụng điện, nước; phòng cháy chữa cháy, an toàn vệ sinh lao động, phòng chống lụt bão.

m) Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ; xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án giữ gìn an ninh, trật tự trong Phân hiệu; đầu mối phối hợp với các đơn vị, công an, chính quyền địa phương trong các hoạt động gìn giữ trật tự, trị an, an toàn trong khuôn viên Phân hiệu.

n) Tổ chức trông giữ xe cho cán bộ, giảng viên, người lao động của Học viện đến làm việc, khách đến công tác tại Phân hiệu.

o) Quản lý tạm trú, tạm vắng trong Khu Ký túc xá của Phân hiệu.

p) Phối hợp với các đơn vị chức năng tiếp nhận, bố trí chỗ ở trong khu nội trú, nhà khách; kiểm tra, đôn đốc, đề xuất khen, kỷ luật đối với người học trong thực hiện các nội quy, quy định của Khu ký túc xá.

q) Đảm bảo công tác y tế học đường, quản lý và chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, viên chức, người lao động và sinh viên Phân hiệu; tổ chức mua bảo hiểm y tế cho người học và phối hợp mua bảo hiểm y tế cho cán bộ, viên chức, người lao động và sinh viên Phân hiệu.

r) Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao theo quy định hiện hành.

1.2.5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc Phân hiệu giao.

II. Cơ cấu tổ chức

STT	Họ tên	Chức danh
Tổ Công đoàn
1	Phan Đăng Khánh	Tổ trưởng Tổ Công đoàn