I. Chức năng, nhiệm vụ

1. Chức năng

1. Tham mưu, giúp Giám đốc Phân hiệu xây dựng và tổ chức thực hiện chiến lược, quy chế, quy định về tổ chức quản lý và phát triển đào tạo của Phân hiệu.

2. Thường trực Hội đồng tuyển sinh, chủ trì tổ chức và quản lý các hoạt động đào tạo theo chương trình, kế hoạch và quy định đã được duyệt.

3. Tham mưu cho Giám đốc Phân hiệu về Công tác kiểm định chất lượng giáo dục đào tạo, Khảo thí đảm bảo chất lượng tại Phân hiệu.

4. Quản lý, tham mưu chương trình bồi dưỡng các hệ tại Phân hiệu.

5. Tham mưu cho Giám đốc Phân hiệu về công tác chính trị, tư tưởng của người học, quản lý người học và các hoạt động hỗ trợ người học.

6. Quản lý, tham mưu công tác nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên khối đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh và hoạt động nghiên cứu khoa học của sinh viên.

7. Quản lý, tham mưu các nội dung về sở hữu trí tuệ, quản lý tài sản trí tuệ, bản quyền của Phân hiệu.

8. Quản lý, tham mưu Công tác Thông tin tư liệu – Thư viện của Phân hiệu.

Tập thể cán bộ, giảng viên và sinh viên Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm tại Lễ kỷ niệm ngày Nhà giáo Việt Nam 20/11

2. Nhiệm vụ

2.1 Tham mưu phát triển ngành đào tạo; xây dựng quy chế, quy định về đào tạo, chương trình đào tạo, kế hoạch đào tạo:

a) Tham mưu chiến lược phát triển đào tạo, đề xuất kế hoạch, lộ trình phát triển ngành đào tạo và quy mô đào tạo.

b) Chủ trì xây dựng các đề án mở ngành đào tạo đại học, sau đại học phù hợp với chiến lược phát triển đào tạo của Phân hiệu.

c) Chủ trì xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các lớp bồi dưỡng của Phân hiệu, Học viện giao. Quản lý các chương trình bồi dưỡng, văn bằng, chứng chỉ, hồ sơ học viên theo học các chương trình bồi dưỡng theo quy định.

d) Tham mưu đổi mới, hoàn thiện mục tiêu, chương trình đào tạo, giáo trình phù hợp với điều kiện của Phân hiệu.

đ) Tham mưu cho Giám đốc Phân hiệu xây dựng, điều chỉnh, bổ sung quy chế đào tạo, quy chế thi đánh giá học phần, quy chế giảng viên của Phân hiệu phù hợp với các quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo và Học viện.

e) Chủ trì xây dựng, công bố kế hoạch năm học, lịch học kỳ chính thức, lịch học bổ sung; kế hoạch và lịch thực tế, thực tập các hệ đào tạo.

2.2 Công tác tuyển sinh:

a) Thường trực Hội đồng tuyển sinh của Phân hiệu.

b) Tham mưu xác định chỉ tiêu tuyển sinh, xây dựng đề án tuyển sinh hàng năm.

c) Lập kế hoạch và tổ chức các kỳ tuyển sinh các hệ đào tạo của Phân hiệu.

d) Chủ trì xây dựng kế hoạch và điều phối thực hiện các hoạt động hỗ trợ tuyển sinh.

đ) Tham mưu thành lập, kiện toàn Hội đồng tuyển sinh, chủ trì chuẩn bị các tài liệu cho Hội đồng tuyển sinh.

e) Đầu mối kết nối, phát triển đội ngũ cộng tác viên tuyển sinh.

Tập thể cán bộ, giảng viên và sinh viên Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm

2.3 Tổ chức các hoạt động đào tạo:

a) Tổ chức triển khai các chương trình đào tạo theo quy chế, quy định của Phân hiệu, Học viện, Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Bộ Giáo dục và Đào tạo.

b) Đầu mối xây dựng thời khoá biểu và thông báo nhiệm vụ giảng dạy cho các khoa, phòng, đơn vị thực hiện.

c) Đầu mối quản lý phần mềm quản lý đào tạo.

d) Giám sát công tác học tập, giảng dạy theo kế hoạch được duyệt.

đ) Tổ chức xây dựng hệ thống kiểm tra, đánh giá kết quả đào tạo.

e) Theo dõi, kiểm tra các đơn vị tổ chức chương trình thực tế, thực tập nghiệp vụ cho người học theo chương trình đào tạo đã được phê duyệt.

g) Thống kê, xác nhận giờ chuẩn giảng dạy, hợp đồng giảng dạy của giảng viên cơ hữu, thỉnh giảng.

h) Kiểm tra, giám sát các hoạt động đào tạo của Phân hiệu.

i) Chủ trì tổ chức các lớp học ôn tập, chuyển đổi, bổ sung kiến thức, kỳ thi đầu vào cho người học.

k) Phối hợp với các đơn vị chức năng chủ trì tổ chức quản lý, kiểm tra, giám sát, tiến độ hoạt động đào tạo theo nội dung chương trình đào tạo đã được duyệt.

l) Chủ trì tổ chức khai giảng, bế giảng, trao bằng tốt nghiệp, chứng chỉ các hệ đào tạo.

m) Lập báo cáo thống kê liên quan đến công tác đào tạo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, công khai các thông tin theo quy định.

2.4 Công tác khảo thí:

a) Lập kế hoạch, báo cáo về công tác khảo thí; xây dựng quy trình công việc liên quan đến công tác khảo thí.

b) Lập kế hoạch, theo dõi và kiểm tra việc tổ chức thi hết học phần, thi tốt nghiệp, thi lại cho các hệ đào tạo.

c) Chủ trì tổ chức thi, chấm thi, quản lý bài thi các kỳ thi tuyển sinh, thi kết thúc học phần các hệ đào tạo; chấm khóa luận, luận văn.

d) Tổ chức phúc khảo bài thi, giải quyết các vướng mắc liên quan đến công tác thi, sau khi thi của người học các hệ đào tạo.

đ) Chủ trì xây dựng, bổ sung, cập nhật và sử dụng ngân hàng câu hỏi thi, đề thi.

e) Quản lý hệ thống ngân hàng câu hỏi, đề thi, đáp án của các hệ đào tạo và cập nhật vào hệ thống phần mềm để tổ chức thi.

Tập thể cán bộ, giảng viên Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm cùng Ban lãnh đạo Học viện Thanh thiếu niên Việt Nam tại Hội nghị viên chức, người lao động năm 2025

2.5 Công tác kiểm định và đảm bảo chất lượng:

a) Chủ trì, phối hợp tham mưu Giám đốc Phân hiệu ban hành các văn bản quy định về công tác kiểm định và đảm bảo chất lượng giáo dục của Phân hiệu.

b) Chủ trì, phối hợp tham mưu Giám đốc Phân hiệu ban hành các chương trình, kế hoạch về công tác kiểm định và đảm bảo chất lượng giáo dục của Phân hiệu.

c) Triển khai thực hiện, cập nhật công tác tự đánh giá cơ sở giáo dục đại học hàng năm của Phân hiệu.

d) Xây dựng kế hoạch đánh giá chương trình đào tạo theo bộ tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành.

đ) Triển khai thực hiện đánh giá ngoài theo kế hoạch của Giám đốc Phân hiệu và quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo; đăng ký kiểm định chất lượng Phân hiệu theo tiêu chuẩn của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

e) Thực hiện lộ trình, kế hoạch rà soát đáp ứng tiêu chuẩn xếp hạng trường đại học, tiêu chuẩn trường đại học đạt chuẩn quốc gia theo quy định của Bộ Giáo dục & Đào tạo.

g) Lấy ý kiến phản hồi của các bên liên quan theo quy định và kế hoạch do Giám đốc Phân hiệu ban hành.

h) Tham mưu Giám đốc Phân hiệu cử cán bộ tham dự các khóa tập huấn cho cán bộ và giảng viên về hoạt động đảm bảo chất lượng giáo dục.

i) Phối hợp với các bên liên quan trong việc nghiên cứu và xây dựng, đánh giá chất lượng chương trình đào tạo, việc giảng dạy của giảng viên và học tập của sinh viên; công tác hỗ trợ, phục vụ học tập của người học; phối hợp trong việc thu thập và xây dựng cơ sở dữ liệu về tình trạng việc làm của sinh viên sau tốt nghiệp.

k) Đôn đốc, theo dõi các đơn vị thực hiện kế hoạch cải tiến những tồn tại, hạn chế, những khuyến nghị sau đánh giá ngoài để từng bước nâng mức chất lượng giáo dục.

l) Nghiên cứu và triển khai các giải pháp toàn diện để đảm bảo chất lượng giáo dục và đào tạo; phương thức kiểm tra, đánh giá chất lượng đào tạo; thẩm định chất lượng giờ dạy của giảng viên trong Phân hiệu, giảng viên tuyển dụng vào Phân hiệu.

m) Có ý kiến với các khoa về việc tiếp tục hoặc ngừng ký hợp đồng đối với giảng viên thỉnh giảng tham gia giảng dạy các học phần.

2.6 Công tác thư viện:

a) Tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch, phương hướng phát triển Thư viện theo hướng toàn diện, hiện đại hóa về công tác thư viện.

b) Tổ chức khai thác, thu thập, bổ sung, trao đổi, phân tích, xử lý tài liệu, thông tin; thực hiện sắp xếp, lưu trữ, bảo quản tư liệu. Thường xuyên bổ sung, phát triển nguồn tài nguyên thông tin, các công trình nghiên cứu (đề tài, khóa luận tốt nghiệp, luận văn, luận án...) có giá trị phục vụ cho nhiệm vụ của Phân hiệu.

c) Cung cấp thông tin tư liệu phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu của cán bộ, giảng viên và người học.

d) Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho người đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu, các sản phẩm dịch vụ thông tin, thư viện thông qua các hình thức phục vụ của thư viện phù hợp với quy định của pháp luật.

e) Xây dựng kế hoạch, tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn lực.

f) Tổng hợp đề xuất của các đơn vị, tham mưu Giám đốc Phân hiệu ban hành các quyết định giao biên soạn và thành lập các hội đồng nghiệm thu giáo trình, tài liệu học tập, đề cương môn học các chương trình đào tạo của Phân hiệu.

g) Phối hợp với các đơn vị để tham mưu Giám đốc Phân hiệu tổ chức in ấn, xuất bản giáo trình, tài liệu tham khảo và một số ấn phẩm khác khi được Giám đốc Phân hiệu phê duyệt.

h) Tổng hợp đề xuất của các đơn vị báo cáo Giám đốc Phân hiệu mua bổ sung giáo trình, sách phục vụ đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học.

i) Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo quy định của pháp luật hiện hành và của Phân hiệu.

Tập thể cán bộ, giảng viên Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm tại Lễ kỷ niệm 43 năm ngày Nhà giáo Việt Nam

2.7 Công tác bồi dưỡng:

a) Tham mưu xây dựng, trình duyệt, triển khai thực hiện nội dung của các Đề án bồi dưỡng cán bộ được Học viện, Trung ương Đoàn phê duyệt.

b) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan khảo sát nhu cầu, tham mưu Ban Giám đốc Phân hiệu trình Học viện, Trung ương Đoàn ban hành kế hoạch tổ chức các lớp bồi dưỡng thường xuyên, hàng năm.

c) Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu Ban Giám đốc Phân hiệu ban hành kế hoạch, dự toán kinh phí tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn.

d) Chủ trì phối hợp với các đơn vị và cá nhân có liên quan tổ chức, quản lý các lớp bồi dưỡng, tập huấn theo kế hoạch và quy định đã được Trung ương Đoàn và Học viện, Phân viện ban hành.

đ) Tham mưu Ban Giám đốc Phân hiệu ban hành hoặc trình Học viện, Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành các chương trình, tài liệu phục vụ bồi dưỡng, tập huấn cán bộ; chỉnh sửa cập nhật, bổ sung chương trình, tài liệu bồi dưỡng, tập huấn khi cần thiết.

e) Tham mưu Ban Giám đốc Phân hiệu phối hợp với các tỉnh, thành đoàn và các địa phương, đơn vị, cá nhân đối tác tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ Đoàn, Hội, Đội và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.

g) Phối hợp với các đơn vị có liên quan tham mưu Ban Giám đốc Phân hiệu ban hành các quy chế, quy định liên quan đến công tác bồi dưỡng cán bộ của Học viện và cập nhật, sửa đổi, bổ sung khi cần thiết.

h) Quản lý hồ sơ người học và hồ sơ cấp phát chứng chỉ, chứng nhận bồi dưỡng theo quy định của Nhà nước, Trung ương Đoàn và Học viện.

i) Chủ động xây dựng đội ngũ cộng tác viên là các nhà khoa học, nhà quản lý, giảng viên, báo cáo viên, cộng tác viên tham gia công tác bồi dưỡng.

k) Tham mưu tổ chức tổng kết, đánh giá công tác bồi dưỡng, tập huấn định kỳ hàng năm và theo các đề án được phê duyệt.

2.8 Công tác chính trị, tư tưởng:

a) Tham mưu và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác giáo dục chính trị, tư tưởng, phòng chống ma tuý và tệ nạn xã hội trong Phân hiệu.

b) Tổ chức học tập nghị quyết, đường lối, chính sách của Đảng, sinh hoạt chính trị, tuần công dân đầu khoá, cuối khoá và đầu năm cho người học.

c) Nắm bắt kịp thời tình hình tư tưởng của người học, đề xuất các chủ trương, biện pháp và kế hoạch giáo dục chính trị, tư tưởng.

d) Phối hợp với Đoàn Thanh niên Phân hiệu phát động các phong trào thi đua liên quan đến công tác giảng dạy, học tập, tu dưỡng, rèn luyện của giảng viên, người học, xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh.

đ) Phối hợp với Đoàn Thanh niên Phân hiệu tuyên truyền để người học nắm được tình hình và những chủ trương mới của Phân hiệu, Học viện, của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, tình hình thời sự trong nước và quốc tế.

2.9 Quản lý người học và các hoạt động hỗ trợ người học:

a) Tham mưu Giám đốc ban hành hướng dẫn, quy định cụ thể hóa quy chế, quy định về người học của Bộ Giáo dục và Đào tạo để áp dụng tại Phân hiệu.

b) Quản lý, bảo quản toàn bộ hồ sơ của người học trong quá trình học tập và lưu hồ sơ của người học theo quy định của pháp luật; xác nhận các giấy tờ cho người học, cấp thẻ cho người học.

c) Tổ chức công tác cố vấn học tập cho sinh viên.

d) Tham mưu Giám đốc Phân viện giải quyết và quản lý việc thực hiện chế độ chính sách đối với người học theo quy định của Nhà nước, Học viện và Phân hiệu.

đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị chức năng tiếp nhận, bố trí, sắp xếp, bàn giao người học cho các đơn vị liên quan; tiếp nhận, kiểm tra, quản lý hồ sơ người học; quản lý chất lượng học tập và rèn luyện của người học trong quá trình học tập.

e) Phối hợp với Phòng Hành chính - Tổng hợp Phân hiệu, chính quyền địa phương giải quyết các vấn đề liên quan đến người học về an ninh, trật tự.

g) Là đơn vị thường trực xét khen thưởng, kỷ luật người học; đầu mối trình Giám đốc Phân hiệu xem xét khen thưởng, kỷ luật; xét tiếp nhận, chuyển học, lên lớp, ngừng học, tiếp tục học, thôi học đối với người học.

h) Tham mưu việc giải quyết các thủ tục cho người học thôi học, nghỉ học, bảo lưu kết quả học tập theo quy định của pháp luật, Học viện và Phân hiệu.

i) Tổ chức đối thoại giữa Ban giám đốc Phân hiệu với sinh viên theo định kỳ.

k) Tổ chức các hoạt động tư vấn, đào tạo kỹ năng mềm cho người học.

l) Xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu người học, cựu người học.

m) Chủ trì tổ chức các hoạt động kết nối và phục vụ cộng đồng trong Phân hiệu.

Hội nghị tổng kết công tác công đoàn phân hiệu khóa X, giai đoạn 2023 - 2025 và phương hướng nhiệm vụ 2025 - 2030

2.10 Quản lý nghiên cứu khoa học khối đào tạo, các nội dung về sở hữu trí tuệ, quản lý tài sản trí tuệ:

a) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên khối đào tạo tại Thành phố Hồ Chí Minh.

b) Quản lý công tác nghiên cứu khoa học của người học hệ chính quy cấp Phân hiệu.

c) Quản lý, tham mưu các nội dung về sở hữu trí tuệ, quản lý tài sản trí tuệ như: quản lý bản quyền kết quả nghiên cứu; quản lý và khai thác tài sản trí tuệ.

2.11 Công nhận kết quả học tập, công nhận tốt nghiệp:

a) Thường trực Hội đồng thi, gửi Học viện xét công nhận tốt nghiệp các hệ đào tạo.

b) Tổ chức xét tiến độ học tập, ngừng học, thôi học, xét tốt nghiệp của người học theo quy chế.

c) Hoàn thiện hồ sơ người học, Hội đồng đánh giá, công nhận kết quả bảo vệ khóa luận.

2.12 Quản lý văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận:

a) Thực hiện các thủ tục để Học viện xét cấp bằng, chứng chỉ, chứng nhận tốt nghiệp các hệ đào tạo.

b) Quản lý và theo dõi việc cấp phát văn bằng, chứng chỉ và bảng điểm tốt nghiệp của các hệ đào tạo theo quy định.

c) In, cấp phát văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận và bảng điểm học tập từng giai đoạn và cả khóa học.

d) Xác minh thông tin về văn bằng, chứng chỉ, chứng nhận của người học đã được cấp.

2.13 Thường trực Hội đồng khoa học Phân hiệu:

a) Tham mưu xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và người học.

b) Tham mưu tổ chức kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu khoa học của các tập thể, cá nhân theo quy định; ứng dụng các kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn công tác đào tạo, bồi dưỡng.

c) Tham mưu hợp tác với các đối tác nước ngoài trong lĩnh vực đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học theo quy định của nhà nước, Trung ương Đoàn và Học viện, Phân hiệu.

2.14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Phân hiệu giao:

II. Cơ cấu tổ chức

STT	Họ tên	Chức danh
Lãnh đạo đơn vị
1	TS. Bùi Văn Tuyển	Phó Trưởng phòng, phụ trách Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên
Tổ Công đoàn
1	TS. Bùi Văn Tuyển	Chủ tịch Công đoàn Phân hiệu - Ủy viên Ban thường vụ Công đoàn Học viện
2	TS. Phạm Thanh Hùng	Phó Chủ tịch Công đoàn phân hiệu
3	ThS. Trịnh Yến Vy	Ủy viên Ban chấp hành Công đoàn Phân hiệu
4	CN. Nguyễn Thị Việt Hà	Tổ trưởng

Tập thể cán bộ, viên chức Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên, Phân hiệu Học viện tại TP. Hồ Chí Minh chụp ảnh lưu niệm