Chức năng, nhiệm vụ phòng Tổ chức - Hành chính Học viện Thanh thiếu niên Việt  Nam

Điều 1. Chức năng

1. Tham mưu cho Ban Giám đốc Học viện về công tác tổ chức, cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức, người lao động; thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ, viên chức, người lao động.

2. Giúp việc Ban Giám đốc về công tác hành chính, thông tin tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân; công tác đối nội, đối ngoại; điều phối các hoạt động của các đơn vị thuộc Học viện theo chương trình, kế hoạch làm việc.

3. Thực hiện công tác Đảng vụ, công tác hành chính của Đảng ủy Học viện theo chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy Học viện.

Điều 2. Nhiệm vụ

1. Công tác tổ chức, cán bộ

a) Tham mưu ban hành, bãi bỏ theo thẩm quyền các văn bản liên quan đến công tác tổ chức, cán bộ của Học viện; Giúp Ban Giám đốc hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, Trung ương Đoàn và Học viện về công tác tổ chức, cán bộ.

b) Tham mưu xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức của Học viện, tổ chức triển khai các đề án đã được phê duyệt.

c) Tham mưu sửa đổi, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của Học viện và các đơn vị thuộc Học viện; tham mưu điều chỉnh bộ máy tổ chức, quy định chức năng, nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc Học viện.

d) Tham mưu Đề án vị trí việc làm; phối hợp xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí việc làm theo đề án vị trí việc làm. Tham mưu chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên Học viện.

đ) Lập kế hoạch về lao động và biên chế trên cơ sở đề xuất của các đơn vị; lập kế hoạch và làm đầu mối trong tổ chức tuyển dụng lao động; đề xuất việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển chức vụ lãnh đạo các đơn vị trong phạm vi Học viện.

e) Tổ chức thực hiện và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, viên chức; chủ trì thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ; tuyển dụng, nâng ngạch, nâng bậc lương.

g) Thường trực các Hội đồng: tuyển dụng; lương, nâng ngạch, bậc; thi đua, khen thưởng và kỷ luật cán bộ, viên chức; thư ký hội đồng chức danh cấp cơ sở tổ chức xét đề nghị phong hàm Giáo sư, Phó Giáo sư; phối hợp với các đơn vị liên quan trong giải quyết các đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ, giảng viên của Học viện.

h) Chủ trì đề xuất, tham mưu thành lập, kiện toàn các Hội đồng tư vấn, tham mưu, giúp việc, các ban giúp việc, tiểu ban giúp việc, tổ công tác của Học viện, ban quản lý dự án, đề án, chương trình có sử dụng nhân sự của Học viện.

i) Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ; tham mưu công tác kê khai tài sản thu nhập; làm thủ tục cho cán bộ, viên chức đi học, đi công tác và tiếp nhận cán bộ, viên chức sau khi đi công tác, đi học trở lại làm việc tại Học viện.

k) Quản lý và cập nhật hồ sơ nhân sự, bảo hiểm xã hội; phối hợp nhận xét, đánh giá viên chức hàng năm; cập nhật thông tin liên quan đến công tác cán bộ của Học viện.

l) Tham gia đề xuất, xây dựng, chỉnh sửa, bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ; tham gia đề xuất phương án quản lý, phân phối các nguồn thu đảm bảo dân chủ, công khai, công bằng.

m) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan quản lý, theo dõi và tổng hợp việc chấp hành thời gian, nền nếp, kỷ luật lao động của cán bộ, viên chức; kiểm tra, đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện kỷ cương, nền nếp theo quy định của Học viện.

2. Công tác hành chính

a) Giúp việc Ban Giám đốc lập chương trình, kế hoạch công tác ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Học viện.

b) Tổng hợp chương trình công tác; lập các biểu và báo cáo thống kê; xây dựng lịch công tác tuần; ghi chép các cuộc họp giao ban của Ban Giám đốc và ghi biên bản các cuộc họp cấp Học viện; thông tin, theo dõi tiến độ hoạt động của các đơn vị trong Học viện; chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo Học viện đi công tác.

c) Phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức hội nghị viên chức, người lao động hàng năm; hội nghị, sự kiện khác của Học viện theo phân công của Ban Giám đốc; chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của Ban Giám đốc theo yêu cầu.

d) Thực hiện công tác tổng hợp, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân; tiếp nhận, phân loại văn bản đi và đến; tham mưu Ban Giám đốc xử lý các văn bản hành chính nhanh chóng, kịp thời; quản lý con dấu, chữ ký theo quy định; cấp giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy chứng nhận và các giấy xác nhận cho cán bộ, viên chức; sao lục các văn bản do Học viện ban hành và văn bản của cấp trên theo quy định; đầu mối tham mưu sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách của Học viện; quản lý, chuẩn bị phòng họp theo lịch của Ban Giám đốc.

đ) Tham mưu Giám đốc quản lý và phát triển website Học viện; xây dựng quy chế website. Tham mưu thành lập, kiện toàn Ban Biên tập và Ban Quản trị Website. Thực hiện thủ tục hành chính thanh toán chế độ tác giả bài viết đăng website, chế độ Ban Biên tập và Ban Quản trị Website theo quy định; giúp Ban Giám đốc thẩm định, duyệt các thông tin, tài liệu do Học viện phát hành, công bố, phổ biến nội dung đăng trên website, sách, báo, biểu ngữ, khẩu hiệu, tờ rơi…

e) Điều phối sử dụng ô tô phục vụ lãnh đạo Học viện đi công tác; mua sắm, phục vụ văn phòng phẩm, nước uống, đảm bảo các điều kiện khác cho lãnh đạo Học viện làm việc; thực hiện các nhiệm vụ mua sắm khác theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.

f) Giám sát, báo cáo tình hình thực hiện triển khai thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở theo quy định; phối hợp với Công đoàn Học viện thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Ban Giám đốc.

3. Công tác Đảng

a) Thực hiện công tác Đảng vụ theo chỉ đạo của Ban Thường vụ Đảng ủy. Trước mỗi phiên họp Đảng ủy, Phòng có trách nhiệm thông báo mời họp đến các đảng ủy viên và tham mưu chuẩn bị các tài liệu.

b) Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu công tác Đảng theo đúng quy định.

c) Quản lý hồ sơ đảng viên theo quy chế bảo mật.